Afspraakbevestigingen en -wijzigingen sturen

Een afspraakbevestiging is een e-mail (en eventueel een sms) die de cliënt krijgt op het moment dat je het consult plant. Een wijzigingsmail krijgt de cliënt nadat je bijvoorbeeld de datum of tijd van een afspraak hebt aangepast. Je kiest zelf of je afspraakbevestigingen en wijzigingsmails gebruikt.

Afspraakbevestiging en wijzigingsmail voor alle cliënten aan- of uitzetten

1. Ga naar Instellingen > Communicatie > E-mailinstellingen.
2. Klik op Herinneringen / Bevestigingen / Wijzigingen.
3. Vink Verstuur bevestigingmail voor consulten en workshops aan of uit. Staat het vinkje uit, dan worden er nooit afspraakbevestigingen verstuurd.
4. Vink Verstuur wijzigingmail voor consulten en workshops aan of uit. Staat het vinkje uit, dan worden er nooit wijzigingsmails verstuurd.

Afspraakbevestiging instellen voor nieuwe cliënten

Met deze instelling bepaal je of een nieuwe cliënt standaard afspraakbevestigingen krijgt:

1. Ga naar Instellingen > Dossier > Cliëntinstellingen.
2. Klik op Nieuwe cliënt.
3. Kies bij Afspraakbevestigingen sturen de gewenste instelling.

Inhoud van de afspraakbevestiging en wijzigingsmail

De standaardinhoud van de e-mails stel je in via Instellingen > Communicatie > E-mailinstellingen, onderdeel Sjablonen. Zie ook E-mailsjablonen aanpassen.

Bij het plannen van een afspraak kun je de standaard e-mail altijd aanpassen. Klik onder E-mail afspraakbevestiging sturen op E-mail aanpassen. Bij het wijzigen van een afspraak heet het vinkje Wijzigingsmail sturen.

Afspraakbevestiging per afspraaktype instellen

Per afspraaktype kun je afwijken van de standaard afspraakbevestiging. Zo stuur je bijvoorbeeld een intakeformulier mee bij het afspraaktype voor de eerste afspraak. Je kunt de afspraakbevestiging voor een afspraaktype ook uitzetten. Dat is handig als je een afspraaktype gebruikt om indirecte tijd vast te leggen, zoals administratietijd.

1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Afspraaktypes / Trajecten.

2. Klik op Afspraaktypes en daarna op Wijzig achter het afspraaktype.

3. Klik op het tabblad Communicatie en zorg dat Verstuur bevestigingsmail aangevinkt is.

4. Vink bij Afspraakbevestiging het vakje Afwijkende e-mail aan en klik op Wijzig.

   

5. Pas de e-mail voor dit afspraaktype aan en klik op Opslaan.

6. Klik nog een keer op Opslaan om het afspraaktype op te slaan.

Voor consulten van dit afspraaktype wordt nu deze afspraakbevestiging gestuurd.

E-mails in het Engels sturen

Werk je veel met anderstalige cliënten? Dan kun je de e-mail in twee talen opstellen. Zet de Engelse tekst bijvoorbeeld onder de Nederlandse. Met deze gegevens zet je ook de datum en tijd in het Engels:

Afspraakbevestiging per sms versturen

Naast de gratis afspraakbevestigingen per e-mail kun je afspraakbevestigingen ook per sms versturen. Daar zijn kosten aan verbonden. Zie Sms-bevestigingen en -herinneringen.