Hoe kan ik een consult inplannen met twee cliënten voor bijvoorbeeld relatietherapie?

Met de workshopfunctie plan je een consult met twee cliënten tegelijk, bijvoorbeeld voor relatietherapie. In deze uitleg gebruiken we relatietherapie als voorbeeld. Pas het aan aan jouw situatie.

Afspraaktype toevoegen en e-mails aanpassen

Je gebruikt de workshopfunctie, maar het is geen echte workshop. Pas daarom het woord “workshop” aan in de e-mails die cliënten krijgen.

1. Heb je nog geen afspraaktype voor relatietherapie? Ga dan naar Instellingen > Algemeen > Afspraaktypes / Trajecten, klik bij Afspraaktypes op Afspraaktype toevoegen en maak het afspraaktype aan met de instellingen die je wilt.
2. Klik bij het afspraaktype Relatietherapie op Wijzig.
3. Klik op het tabblad Communicatie.
4. Vink bij Bevestiging workshopinschrijving het vakje Afwijkende e-mail aan. Klik op Wijzig en pas het onderwerp aan, zodat er bijvoorbeeld “Afspraakbevestiging relatietherapie” staat in plaats van “workshop”.
5. Doe hetzelfde voor Workshopherinnering, en pas daar ook de inhoud van de e-mail aan.
6. Doe dit eventueel ook voor 2de workshopherinnering, Workshopwijziging en Workshop geannuleerd.
7. Klik op Opslaan.

Relaties vastleggen tussen cliënten

Zet beide personen in een eigen cliëntdossier in MijnDiAd. Koppel de dossiers daarna aan elkaar met de functie Relatie. Hoe dat werkt, lees je in Relaties in cliëntdossier.

Relatietherapie inplannen

1. Klik in de agenda op de dag en het tijdstip dat je wilt.
2. Klik bovenaan op Workshop en kies het afspraaktype Relatietherapie.
3. Kies bij Deelnemers een van de twee cliënten.
4. Klik naast de naam van de cliënt op het icoontje Selecteer relatie en kies de partner.
5. Verstuur eventueel een afspraakbevestiging en klik op Opslaan.

Relatietherapie factureren

Je kunt op twee manieren factureren: per cliënt of samen op één factuur. Dat kies je in het blok Facturatie van de workshop.

Per cliënt

Kies Per cliënt. Beide cliënten krijgen dan het tarief dat bij het afspraaktype staat.

• Wil je voor allebei een ander tarief? Selecteer beide cliënten, klik op Bulkopties en kies Prijs wijzigen.
• Moeten de cliënten elk een ander bedrag betalen? Klik op Wijzig achter de naam van een cliënt en klik op het icoontje voor het tarief om het bedrag aan te passen.
• Wil je het hele bedrag aan één cliënt factureren? Klik dan op Wijzig achter de cliënt die niet betaalt en klik op Zet op gratis.
• Klik op Maak facturen om de facturen te maken.

Samen op één factuur

Kies Samen op één factuur en kies bij Contact een contact voor het koppel. Bestaat dat contact nog niet? Klik dan op de knop + en maak een contact aan met de namen van beide cliënten.

Klik op Maak factuur. Beide cliënten komen dan op de factuur, onder de naam van de behandeling.

Rapportages invoeren

Na het inplannen kun je op twee manieren rapporteren:

• Algemene rapportage: gebruik het tabblad Algemeen. Deze rapportage zie je ook terug in de dossiers van beide cliënten.
• Rapportage per cliënt: klik op het tabblad met de naam van de cliënt en schrijf daar de rapportage die alleen voor die cliënt geldt.

Beide soorten rapportages zie je terug in het cliëntdossier. Open het dossier en klik op Toon rapportages. Je ziet dan de persoonlijke en de algemene rapportage.

E-mails en formulieren versturen

E-mails en formulieren verstuur je op dezelfde manier als bij een gewone workshop. Lees hoe in Hoe verstuur ik e-mails en vragenlijsten vanuit een workshop?