Automatische geplande acties voor de huidige datum

Bij automatische taken en e-mails kan het gebeuren dat een taak of e-mail op of voor vandaag gepland wordt. Met deze instelling bepaal je wat er dan gebeurt:

• Niet aanmaken: taken en e-mails die op vandaag of eerder vallen, worden niet ingepland.
• Aanmaken op de volgende dag: taken en e-mails die op vandaag of eerder vallen, worden naar morgen verplaatst.

Instelling aanpassen

1. Ga naar Instellingen > Dossier > Cliëntinstellingen en open Taken / E-mail automatisch inplannen.
2. Kies bij Automatische geplande acties voor de huidige datum de optie die je wilt.

De instelling wordt direct opgeslagen.

Wanneer wordt deze instelling gebruikt?

De instelling geldt voor automatische acties met deze momenten:

• Consult: Voorafgaand aan consult, Op de dag van het consult, Consult heeft plaatsgevonden
• Workshop: Voorafgaand aan workshop, Op de dag van de workshop, Workshop heeft plaatsgevonden
• Traject: Voorafgaand eerste consult/workshop van traject, Eerste consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden, Laatste consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden

Voorbeelden

1. Een nieuwe actie inplannen

Automatische actie: 2 weken voordat een consult plaatsvindt een eigen e-mailsjabloon sturen naar alle cliënten.

Je hebt een consult ingepland over een week. Als je deze actie aanmaakt, zou de e-mail voor dit consult een week in het verleden gepland worden.

• Bij Niet aanmaken wordt de e-mail niet aangemaakt.
• Bij Aanmaken op de volgende dag wordt de e-mail voor morgen ingepland.

2. Een actie aanpassen

Automatische actie: 12 weken nadat een workshop heeft plaatsgevonden een eigen e-mailsjabloon sturen naar alle cliënten.

Je verandert de actie van 12 naar 8 weken en wilt dat alle al ingeplande e-mails meeveranderen. Was er 10 weken geleden een workshop, dan schuift de e-mail van 12 naar 8 weken. Die komt dan 2 weken in het verleden te liggen.

• Bij Niet aanmaken wordt de e-mail verwijderd.
• Bij Aanmaken op de volgende dag wordt de e-mail naar morgen verplaatst.

3. Een consult of workshop inplannen

Automatische actie: 2 weken voordat een consult plaatsvindt een e-mail met een formulier sturen naar alle cliënten.

Je plant een nieuw consult voor volgende week. De e-mail zou dan in het verleden gepland worden en dus niet meer verstuurd worden.

• Bij Niet aanmaken wordt de e-mail niet aangemaakt.
• Bij Aanmaken op de volgende dag wordt de e-mail voor morgen ingepland.

4. Een consult of workshop verplaatsen

Automatische actie: 2 weken voordat een workshop plaatsvindt een e-mail met een formulier sturen naar alle cliënten.

Je hebt een workshop over twee maanden en verplaatst die naar volgende week. De e-mails die twee weken vooraf verstuurd moeten worden, komen dan in het verleden te liggen.

• Bij Niet aanmaken worden de e-mails verwijderd.
• Bij Aanmaken op de volgende dag worden de e-mails morgen alsnog verstuurd.