Toegang tot MijnDiAd bij overlijden/ praktijkbeëindiging

Je kunt in MijnDiAd een noodcontactpersoon aanwijzen. Die persoon kan toegang krijgen als de praktijkeigenaar overlijdt of geen cliëntzorg meer kan bieden.

Gebruiker voor noodtoegang aanmaken

1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Gebruikers / Rechten en klik op Gebruikers.

2. Bestaat de gebruiker nog niet? Klik dan op Gebruiker toevoegen en maak de gebruiker aan. Logt deze persoon alleen in noodgevallen in? Kies dan op het tabblad Beveiliging bij Rol voor Assistent.

3. Klik bij de gebruiker op Wijzig.

4. Vink op het tabblad Gebruiker het vakje Verleen toegang bij overlijden praktijkeigenaar aan.

5. Klik op Opslaan.

   

Mag deze persoon alleen inloggen bij overlijden? Deactiveer het account dan: klik bij de gebruiker op Wijzig en klik op Deactiveer account. Die knop staat boven Verleen toegang bij overlijden praktijkeigenaar.

Toegang krijgen

Er zijn twee mogelijkheden:

1. Het account is geactiveerd: de persoon kan altijd zelf inloggen. Spreek samen af in welke situatie dat mag.
2. Het account is gedeactiveerd: de persoon neemt contact op met MijnDiAd, met een bewijs van overlijden (of van een andere situatie waardoor de praktijkeigenaar geen cliëntzorg meer kan verlenen). MijnDiAd controleert de gegevens en activeert dan het account.

Als er géén noodcontactpersoon is aangewezen

Soms overlijdt een praktijkeigenaar of stopt de praktijk zonder dat er vooraf een noodcontactpersoon is ingesteld. MijnDiAd kan dan niet zomaar gegevens of toegang geven, ook niet aan een collega of familielid. Wij zijn medeverantwoordelijk voor een rechtmatige vrijgave en toetsen elk verzoek aan de WGBO, het beroepsgeheim en de AVG.

Wat we niet doen: gegevens delen met iemand die niet als gebruiker of waarnemer is geregistreerd, vertellen wie er in het systeem staat, of toegang geven op alleen een verzoek per telefoon of e-mail.

Wat is nodig om verder te kunnen kijken

Toegang of overdracht kan alleen naar een zorgverlener met beroepsgeheim (een collega of waarnemer), niet naar een nabestaande zelf. We hebben een van deze documenten nodig:

1. Een waarnemingsovereenkomst, ondertekend door de waarnemend therapeut én de praktijkeigenaar.
2. Een draaiboek of verklaring van de praktijkeigenaar (bijvoorbeeld in het testament) waarin staat welke zorgverlener de overdracht regelt.

Ook dan toetst MijnDiAd of vrijgave wettelijk mag.

Ontbreken 1 én 2? Dan geeft MijnDiAd uit zichzelf niets vrij. De dossiers vallen nog onder de bewaarplicht, dus iemand met beroepsgeheim moet het beheer formeel overnemen. We verwijzen de aanvrager naar de partij die dat kan regelen:

• De beroepsvereniging of koepel (RBCZ, SCAG) kan een opvolger aanwijzen of bemiddelen.
• De erfgenamen of de executeur kunnen het dossier niet zelf inzien. Ze kunnen wel een zorgverlener met beroepsgeheim opdracht geven het beheer over te nemen.

Toegang gaat pas open na onderbouwing (bijvoorbeeld een executeursverklaring met een opdracht aan die zorgverlener, of een aanwijzing door de beroepsvereniging), en alleen voor die zorgverlener.

Advies aan de aanvrager

Neem contact op met de beroepsvereniging van de therapeut voor de juiste stappen. MijnDiAd toetst daarna altijd zelf of vrijgave wettelijk mag. Weet je niet bij welke vereniging de therapeut zat? Dat staat meestal op de praktijkwebsite, of de boekhouder weet het.

Overdracht van dossiers

Volgens het RBCZ-protocol legt een therapeut het liefst vooraf in een draaiboek vast naar welke collega de dossiers gaan. De overnemende therapeut neemt in principe ook de gesloten dossiers over en tekent voor ontvangst. Cliënten krijgen schriftelijk bericht en kunnen kiezen voor overdracht, een eigen kopie of vernietiging.

Bewaarplicht dossiers

Voor dossiers onder de WGBO geldt een bewaartermijn van 20 jaar. In de praktijk telt die vanaf het einde van de behandeling (bij minderjarigen vanaf hun 18e). De termijn kan langer zijn als goed hulpverlenerschap dat vraagt.

Meer informatie

• RBCZ: Hantering Dossier voor RBCZ-sectoren Medisch sociaal en Psychosociaal (link).
• KNMG en Patiëntenfederatie Nederland: handreiking Inzage in medische dossiers door nabestaanden (met stroomschema’s).