Voer een effectief kennismakingsgesprek in 15 minuten
Steeds meer therapeuten bieden een gratis kennismakingsgesprek aan. Daarmee verlaag je de drempel voor mensen om contact op te nemen.
Toch horen we ook regelmatig de keerzijde: een kort kennismakingsgesprek loopt uit tot drie kwartier (of langer), er worden al allerlei vragen beantwoord en voor je het weet heb je een consult gedaan zonder dat daarvoor is betaald.
Dat is uiteraard niet de bedoeling, maar het hoeft ook niet zo te gaan. Met een duidelijke opzet blijft een kennismakingsgesprek waardevol voor zowel jou als de potentiële cliënt.
Waarom een gratis kennismakingsgesprek aanbieden?
Veel mensen willen eerst weten of er een persoonlijke klik is voordat zij een betaalde afspraak maken of een langer traject starten. Zeker wanneer iemand online op zoek is naar een therapeut, kan een eerste betaalde afspraak een hoge drempel zijn.
Met een korte kennismaking maak je het makkelijker om die eerste stap te zetten. De potentiële cliënt krijgt een indruk van jou en jouw werkwijze, terwijl jij kunt beoordelen of je iemand kunt helpen.
Heb je op dit moment voldoende cliënten? Dan kun je ervoor kiezen om geen gratis kennismakingsgesprekken aan te bieden. In dat geval is een vermelding op MijnTherapeut in deze fase misschien ook minder relevant voor jouw praktijk.
Wil je wel kennismakingsgesprekken aanbieden, maar is je agenda best vol? Reserveer dan bijvoorbeeld één vast moment per week van een uur. In dat uur kun je twee kennismakingsgesprekken van 15 tot 20 minuten plannen.
Wat is het doel van een kennismakingsgesprek?
Een kennismakingsgesprek is geen intake en ook geen consult.
Het doel is om samen te bepalen of jullie een goede match zijn. Daarbij kun je bijvoorbeeld kijken naar:
- Wat is de hulpvraag?
- Past jouw expertise bij deze hulpvraag?
- Is er een wederzijdse klik?
- Hebben jullie vertrouwen in een samenwerking?
Blijkt tijdens het gesprek dat iemand beter geholpen is bij een andere therapeut? Dan kun je dat meteen eerlijk aangeven. Dat is ook een waardevolle uitkomst.
Maak vooraf duidelijke afspraken
Voorkom onduidelijkheid door vooraf uit te leggen wat de kennismaking inhoudt. Vermeld dit ook op je website.
Geef bijvoorbeeld aan dat:
- het gesprek maximaal 15 minuten duurt;
- het bedoeld is om kennis te maken;
- er geen inhoudelijk advies of behandeling wordt gegeven;
- een uitgebreide intake plaatsvindt tijdens de eerste betaalde afspraak.
Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn.
Hoe bouw je een kennismakingsgesprek op?
Een kennismakingsgesprek hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een vaste structuur houd je het gesprek overzichtelijk én binnen de afgesproken tijd. Onderstaande tijdsindeling is een voorbeeld. Pas deze gerust aan zodat hij aansluit bij jouw manier van werken.
- 2 minuten: kennismaken en uitleggen wat het doel van het gesprek is.
- 8 minuten: laat de potentiële cliënt kort vertellen wat de hulpvraag is. Stel verduidelijkende vragen, maar ga niet inhoudelijk adviseren.
- 3 minuten: vertel hoe jij werkt en of je denkt dat je de juiste persoon bent om te helpen.
- 2 minuten: bespreek de vervolgstap. Plan direct een eerste afspraak of spreek af wanneer je contact opneemt als iemand nog wil nadenken.
Door een vaste structuur aan te houden, voorkom je dat een kennismakingsgesprek ongemerkt overgaat in een intake of consult.
Houd de regie tijdens het gesprek
Sommige cliënten vertellen direct hun hele verhaal of verwachten meteen advies. Dat is begrijpelijk, maar het is aan jou om het gesprek af te bakenen.
Je kunt bijvoorbeeld zeggen:
- “Dat is een goede vraag. Daar gaan we tijdens de intake uitgebreid op in.”
- “Ik hoor dat er veel speelt. Dat bespreken we tijdens een eerste consult.”
- “Vandaag wil ik vooral kijken of ik de juiste therapeut voor je ben.”
Door vriendelijk te onderbreken en terug te gaan naar het doel van het gesprek, voorkom je dat de kennismaking ongemerkt verandert in een consult.
Rond het gesprek af met een duidelijke vervolgstap
Als er een goede match is, kun je direct een eerste betaalde afspraak inplannen.
Twijfelt iemand nog? Laat het initiatief dan niet volledig bij de potentiële cliënt liggen. Spreek af dat jij contact opneemt en plan meteen een concreet moment.
Bijvoorbeeld:
- “Neem gerust een paar dagen de tijd om erover na te denken. Vind je het goed als ik je volgende week dinsdag om 10.00 uur bel? Mocht dat niet uitkomen, dan kan ook op donderdag om 15.00 uur.”
- “Ik neem volgende week even contact met je op om te horen of je nog vragen hebt. Past dinsdag om 10.00 uur of is donderdag om 15.00 uur beter?”
Door twee concrete momenten voor te stellen, maak je het de potentiële cliënt makkelijk om een keuze te maken en voorkom je dat het contact verwatert.
Tijdens dat telefoongesprek kun je vragen of er nog onduidelijkheden zijn en of iemand inmiddels een beslissing heeft genomen. Houd het gesprek kort en vrijblijvend. Je doel is niet om iemand over te halen, maar om eventuele vragen te beantwoorden.
Tot slot
Een goed kennismakingsgesprek levert zowel jou als de potentiële cliënt iets op. De cliënt krijgt de kans om kennis te maken met jou en jouw werkwijze, terwijl jij kunt beoordelen of er een goede match is. Bovendien vergroot je de kans op een nieuwe cliënt, zonder dat een kennismakingsgesprek ongemerkt verandert in een gratis consult.